Nhật Bản được biết đến là quốc gia khơi nguồn quy tắc 5S nổi tiếng trên toàn thế giới. 5S là một trong những phương pháp quản lý theo phương pháp của Nhật. Đây là cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing. Nếu muốn làm việc tại Nhật Bản, bạn không thể bỏ lỡ quy tắc này và bài viết dưới đây.
Quy tắc 5S là gì?
Xuất phát từ triết lý lấy con người làm trung tâm cho mọi sự phát triển. Mô hình thực hành 5S được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để hình thành hệ thống quản lý chất lượng.
5S được áp dụng lần đàu tiên tại thủ đô Tokyo. Sau đó quy tắc này được lan rộng ra toàn quốc và các nước khác. Quy tắc 5S là phương pháp huy động con người cải tiến môi trường làm việc, nâng cao năng suất. Nguyên tắc của 5S vô cùng đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ cáo siêu. Cũng không đòi hỏi phương pháp phức tạp trong quy trình thực hiện.
Theo từ gốc tiếng Nhật, 5S là viết tắt của 5 từ: Seri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Theo tiếng anh là: Sort – Set in order – Standardize – Sustaint – Self – Discipline.
Mục đích mà quy tắc 5S hướng tới
- Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
- Người ngoài công ty nhìn vào dễ nhận thấy kết quả.
- Tăng cường sáng kiến, phát huy sáng tạo.
- Nâng cao ý thức kỷ luật của nhân viên trong công ty.
- Nơi làm việc trở nên tiên tiến, thuận tiện và an toàn.
- Cán bộ nhân viên tự hào vì công ty của mình.
- Xây dựng thương hiệu cho công ty, đem lại nhiều cơ hội kinh doanh.
Làm việc tại Nhật Bản phải tìm hiểu quy tắc 5S
Seri (Sàng lọc)
Xem xét, chọn lựa, phân loại và loại bỏ những yếu tố không cần thiết tại nơi làm việc. Những vật dụng không hoặc chưa cần thiết phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết. Chỉ được để những đồ dùng cần thiết tại nơi làm việc. S1 sẽ được tiến hành định kỳ theo tần suất.
Seiton (Sắp xếp)
Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, tiếp theo là sắp sếp đồ dùng theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Với S2, bất kỳ loại vật dụng cần thiết nào cũng có quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động phải được tuân thủ triệt để.
làm việc tại Nhật Bản phải tìm hiểu quy tắc Seiso (Sạch sẽ)
Phải giữ gìn vệ sinh, dọn dẹp nơi làm việc thường xuyên. Thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và hàng ngày máy móc các vật dụng, khu làm việc. S3 sẽ cải thiện môi trường làm việc. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, tai nạn. Đồng thời nâng cao tính chính xác của trang thiết bị.
Seiketsu (Săn sóc)
S4 được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S đầu tiên được duy trì, người ta sẽ loại nên những quy định chuẩn, nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của các cá nhân, cách thức, tuần suất triển khai 3S trong từng vị trí. Đối với S4, đây là quá trình tuân thủ nguyên tắc của các nhân viên trong tổ chức.
Shitsuke (Sẵn sàng)
S5 là một trong những quy tắc quan trọng khi làm việc tại Nhật Bản. S5 là tạo thói quen tự giác, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. S5 được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động. Mỗi cá nhân đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S. Đều phải tự giác, chủ động và kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc. Đồng thời, phải đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn.
Những yếu tố thực hiện 5S thành công
- Cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo: Đây là điều kiện tiên quyết để 5S được thực hiện thành công. Sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành nhóm công tác, chỉ đạo thực hiện quyết định sự thành công của 5S.
- Bắt đầu bằng đào tạo: Để mọi người tự giác và chủ động tham gia các hoạt động của 5S, mỗi công ty phải bắt đầu bằng hoạt động đào tạo. Cung cấp cho nhân viên những phương pháp thực hiện, khởi nguồn của chương trình.
- Mọi người tự nguyện tham gia. Nên khuyến khích mọi người tham gia tự nguyện, không nên ép buộc. Đây là một trong những bí quyết thành công của 5S.
- Lặp lại 5S theo vòng với các tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện 5S là sự lặp lại không ngừng. Điều này giúp duy trì và cải tiến công tác quản lý trong nội bộ công ty.
Để làm việc tại Nhật Bản, người lao động cần hiểu rõ quy tắc 5S. Điều này sẽ giúp bạn thích nghi và hội nhập nhanh hơn với môi trường làm việc.
