Viết Email là một kỹ năng cần thiết và quan trọng khi làm việc với các doanh nghiệp, công ty Nhật Bản. Từ cách viết tựa đề hay đến việc triển khai nội dung, bố cục đều cần được trình bày một cách cẩn thận và logic. Email cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp và tác phong làm việc của bạn đến đối tác, cấp trên hay khách hàng. Bài viết dưới đây, Vinanippon sẽ hướng dẫn bạn cách viết mail bằng tiếng Nhật chính xác và đầy đủ nhất.
1. Những lưu ý khi viết Email bằng tiếng Nhật
Viết tựa đề mail
Tựa đề là phần mở đầu của một email và cũng chính là phần quan trọng nhất. Vì ở tựa đề, người đọc có thể nhìn thấy khái quát nội dung của toàn bộ nội dung của bạn. Bạn không nên viết tựa đề quá dài vì sẽ không hiển thị hết được nội dung. Bạn cũng không nên viết quá ngắn vì ngắn quá sẽ không thể truyền tải được hết nội dung.
Nếu một tựa đề tốt, người nhận sẽ xác định được phần nào nội dung của email và quyết định có nên xem email hay không.
Lưu ý khi dùng từ trong tựa đề email tiếng Nhật
Khi viết mail, các bạn không nên sử dụng nhiều trợ từ は、に、が、を và động từ. Chủ yếu người ta hay sử dụng cụm danh từ. Đối với những người có trình độ cao, họ thường sử dụng các từ ghép bằng Kanji nhiều hơn là Hiragana hay Katakana.
Ví dụ cụ thể như sau: Với nội dung muốn truyền đạt là “Hãy sắp xếp lịch cho cuộc họp A” chẳng hạn. Chúng ta có thể viết là : 日程調整のお願い; hoặc cụ thể hơn: 2021/04/01の交流の日程調整のお願い。Khi viết như vậy, người đọc có thể hiểu ngay đây là thư thông báo liên quan tới lịch trình làm việc của ngày 01/04. Với người bận rộn, họ có rất nhiều mail kiểu như này.
Một số mẫu tựa đề email – bạn có thể tham khảo như sau:
- Hỏi vấn đề: なに～のお問い合わせ。
- Gửi báo cáo có file đính kèm, thì sẽ có chữ ご送付. Ví dụ gửi báo giá về sản phẩm nào đó: なに～商品のお見積りのご送付。
- Thông báo: 何~のお知らせ (ベトナムフェスティバル イベント開催のお知らせ。Thông báo về việc tổ chức Festival Việt Nam).
- Nếu mình có ý muốn thúc giục người ta phải nhanh thì có thể chèn thêm chữ 催促。 Ví dụ: なに～の件のご催促。(Mình liên lạc mãi mà người ta chưa gửi cho mình lịch công tác: 出張の件のご催促)
- Gửi lại thì có thể đính kèm 再送
- Còn nếu nhất định muốn người ta trả lời ngay thì trước tiêu đề đó các bạn có thể thêm chữ 至急 (Khẩn cấp) ở trong ngoặc. Ví dụ: (至急) お見積りの確認 – (Khẩn cấp) Xác nhận bản báo giá. Khi ấy, người nhận thư sẽ biết là cần phải xác nhận khẩn cấp email này. Mức độ khẩn cấp hơn nữa bạn có thể dùng từ 大至急.
Cách viết phần mở đầu email tiếng Nhật
Phân chia đối tượng nhận Email để viết mở đầu cho phù hợp. Nếu bạn viết email bằng tiếng Nhật cho khách hàng, bạn nên chia ra 2 đối tượng là khách hàng cũ và khách hàng mới.
Nếu là khách hàng mới, bạn cần phải ghi đầy đủ thông tin như học tên, chức vụ, tên công ty. Ví dụ: ABC 株式会社 営業部長 田中由美様。
Nếu là khách hàng cũ và làm việc nhiều lần rồi, bạn hãy ghi là 田中様.
Lời chào đầu email
- Đối với khác hàng quen, bạn có thể sử dụng câu: お世話になっております。/いつも大変お世話になっております。/平素は大変お世話になっております。(Xin cảm ơn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!).
- Đối với những khách hàng mới, bạn có thể dùng câu: 突然のメールにて大変失礼します。/初めてメールをさせて頂きます。(Xin phép thất lễ vì đột nhiên gửi mail này/ Xin phép được gửi email đầu tiên). Sau đó, bạn sẽ giới thiệu về tên, chức vụ cũng như những thông tin liên quan đến công ty của mình.
- Đối với email gửi trong nội bộ công ty: Với những email như này, bạn không cần thiết phải ghi rõ chức vụ. Có thể sử dụng một câu ngắn gọn như: お疲れ様です。Như một lời chào thân thiện: Anh/Chị đã làm việc vất vả!
2. Cách triển khai nội dung chính của email bằng tiếng Nhật
Đây là phần quan trọng nhất cũng là phần chính của email. Bạn hãy trình bày một cách cụ thể các vấn đề như gửi lời mời tham gia sự kiện, báo giá, thông báo lịch trình hay lịch họp. Bạn nên lưu ý Email viết càng ngắn gọn thì càng tốt.
Hãy viết ngắn gọn nhưng đầy đủ và súc tích. Nếu bạn viết quá dài dòng sẽ gây cho người đọc cảm giác lan man và khó chịu. Để mở đầu cho những đoạn quan trọng, bạn có thể sử dụng những câu nối như sau:
- この度は～ (Nhân dịp ~, Lần này ~) この度は弊社のイベントについてお知らせいたします。 (Lần này, tôi xin phép thông báo về event của công ty tôi).
- Hoặc mình có thể viết nguyên nhân, lý do mình viết mail cho họ. この度は 御社のホームページを拝見させていただき ご連絡させて頂きます。(Tôi xin phép liên lạc với quý công ty; nhân dịp xem trang web của công ty.)
Khi viết email bằng tiếng Nhật, các bạn hãy viết theo ý gạch đầu dòng. Như vậy, bố cục của email sẽ mạch lạc và rõ ràng. Người nhận cũng dễ hiểu được nội dung của email hơn.
3. Cách viết phần kết
Phần cuối cùng trong email cũng rất quan trọng. Đôi khi, người Nhật sẽ chú ý đến những chi tiết này. Tùy theo nội dung mà bạn viết thì sẽ có những câu kết khác nhau. Đối với các email dài, bạn hãy để các mẫu câu như sau:
- 上記の通りご確認お願いします。Vui lòng kiểm tra nội dung trên.
- 上記のご報告致します。Xin phép báo cáo như phía trên.
- 上記の通りお知らせ致します。Xin phép thông báo nội dung như trên.
- ご協力の程 よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.
- ご教示の程よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.
- ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.
- ご理解の程よろしくお願いいたします。Rất mong qúy công ty sẽ hiểu cho chúng tôi.
- ご検討のほどよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.
- Nếu muốn lịch sự hơn, bạn có thể dùng thể:くだいさいますようよろしくお願いいたします。
- ご協力くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.
- お力添えくだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hỗ trợ/góp sức của quý công ty.
- ご検討くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.
- Nếu muốn kết một cách ngắn gọn, thân thiết, chúng ta có thể dùng: 取り急ぎ (Tóm nhanh, viết nhanh)
- 取り急ぎ用件のみ失礼します。Xin thất lễ vì những vấn đề khẩn cấp.
- Nếu bạn đã gửi một email dài, và muốn thể hiện thành ý thì có thể áp dụng mẫu: 長いメール多変失礼しますが、誠にありがとうございます。ご確認 ありがとうございました。(Xin lỗi vì một email dài, thật sự cảm ơn quý công ty đã xác nhận.)
Trên đây, Vinanippon đã hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Nhật và các mẫu câu được sử dụng thường xuyên. Đây là kỹ năng rất hữu ích trong quá trình làm việc của bạn. Chúc các bạn hoàn thành công việc thuận lợi và hoàn hảo nhất.
